2.校办综合科根据到访客人的情况，提出具体拟办意见，包括：客人的基本情况、接待工作的组织分工、食宿地点及房间安排、餐费标准及接待地点、安全保卫、交通工具、费用支出、活动方式和日程安排、汇报内容的准备及接待人员等；
3．按照拟定的接待方案，通知各有关职能部门、学院认真做好接待的准备工作，准备汇报材料等；
4．落实会议室并做好相应的会场布置工作，如欢迎PPT、欢迎牌、座位牌等；
5．落实交通工具、食宿地点，通知酒店安排好房间和用餐；
5．根据客人抵离时间、乘坐的交通工具和车次航班等，安排迎送人员；
6．接待人员要采用有效措施，使准备工作落到实处。