一、会议的确定
        （一）校党委全委会、常委会、校长办公会决定召开(校党代会须由校党委全委会决定召开)。
        （二）校党委常委、副校长、副书记提出并经书记或校长同意召开。
        （三）学校各二级单位提出请示要求以校党委或全校名义召开。此项应经办文程序办理。
        （四）学校各二级单位提出以校党委或学校名义召开的全校性会议，实行年度会议计划审批制度。各单位应在每年11月前就第二年拟计划安排召开的全校性会议提出请示，报学校办公室秘书科。秘书科根据党委、学校行政的工作安排的重点，综合提出拟办意见，报学校办公室主任审核，分送有关校领导征求意见，根据征求意见的情况，制定全年的全校性会议计划，学校办公室主任审核后，报分管校领导审定后，以学校办公室名义起草华师办文件，经办公室主任审定后印发各相关单位。未列入年度会议计划的会议原则上不予安排召开，确需临时召开的，由有关单位提出请示，根据校党委、校行政的工作安排进行审核，提出拟办意见，学校办公室主任审核，要求各单位党委、行政负责同志参加的，报分管校领导审定；要求各单位党委书记、院长（处长）参加的，报书记、校长、分管校领导审定。根据审批情况，起草华师办会字函件复来文单位。
        二、会前的协调工作
校党委、校行政决定或经校党委、校行政批准召开全校性会议后，应商请有关单位做好会前的各项准备工作，内容包括：
      （一）与会人员范围(含出席、列席人员和来宾)。
      （二）会议日程安排和有关具体程序。
      （三）会议筹备工作的机构设置。
      （四）会场(含分组讨论地点)的安排及讨论分组的原则。
      （五）会议文件、材料的起草和印发工作。
      （六）会议报名和报到事项。
      （七）颁奖的组织安排和奖品的制作工作。
      （八）会议经费的解决渠道。
       三、会议有关问题的请示
       根据协调情况，提出关于会议有关具体问题的请示，即会务安排工作方案，经学校办公室主任审核后，报有关的校领导审定。包括内容：
      （一）会议的名称、时间、地点和主题。
      （二）出席会议的范围。校党代会应根据省委组织部的意见，提出列席人员和邀请来宾的范围和人员名单；校党委全委会可参照校党委工作会议的出席范围，提出有关列席人员名单；校党委、校行政召开的工作会议，原则上应通知机关各部处、各二级学院（系）、各教辅单位的主要负责同志参加。
      （三）会议的议程、日程安排方案，会议主持人、讲话人、发言人建议名单。
      （四）会场的布置和座位(含主席台)安排原则和分组讨论的编组原则及召集人建议名单。
      （五）会议筹备工作的机构设置原则。校党代会可设大会筹备组，下设秘书组、组织组、宣传组、后勤组等，党代会预备会议通过大会秘书处机构设置后，筹备组相应转为大会秘书处，组长、副组长相应转为大会秘书长(提请预备会议通过)、副秘书长(提请主席团会议通过)。其他全校性会议，筹备工作机构的设置视实际情况提出。
      （六）会议文件材料(含主持词、大会发言稿、参阅材料)的起草、审批、印发的原则。
      （七）会议合影、颁奖的组织安排原则(含奖品的式样和制作要求，递送奖品的组织)。
      （八）会议经费的解决渠道。
      （九）与会人员或来宾的接待及食住行安排原则。
       四、会议的通知
      （一）校党委召开的会议，通知以华师党委名义发出，由学校办公室主任审定后由书记、副书记签发。校行政召开的会议，通知以华师名义发出，学校办公室主任审定后由校长、副校长签发。
      （二）通知中应明确会议的时间、地点、主题内容、参加会议人员等要求(其中，校党委全委会、校党委工作会议、校行政工作会议等重要会议，要求各二级单位主要负责同志参加的，下发通知时应确定到具体人员，原则上是该单位党政第一把手)。校党代会需校党委全委会通过关于召开校党代会的决议后才能正式《关于召开中国共产党华南师范大学第×次代表大会有关事项的通知》。
      （三）会议召开前一周，应向校领导发出《校领导公务活动安排》，明确会议时间、地点、与会人员范围、日程安排；会议召开前三天向校主要领导汇报或请示每一节大会的程序(由谁主持、谁讲话、谁发言，是否安排接见会议代表并合影，是否安排颁奖等)，领导到达会场的时间，着装要求等。 
       五、会务工作机构的组成
       会务工作机构(会议秘书处)由校办公室和有关部处共同组成。在分管校领导领导下开展工作。秘书处可设会务组、秘书组、组织组、宣传组、生活组等。
       六、会前的其他准备工作
       （一）制作会标、背景板、有关的标语和会议证件（出席证、列席证、工作证）。校党代会应制作校党代表的代表证和校党委委委员、候补委员、校纪委委员当选证。
       （二）排出会场(含主席台)座位图、照相站位图、颁奖顺序，安排布置会场。
       （三）收集和统计与会人员报名情况，重点是落实上级单位、兄弟单位领导和校领导出席会议的情况(需具体到每一节大会是否出席)。
       （四）提出分组讨论的具体名单(含召集人)，安排小组讨论地点。
       （五）打印座位名签卡，布置会场和讨论地点。
       （六）检查会议文件材料的印发情况和主持词、发言稿的准备情况，（主持词包括会议的主题、日程安排、参加人员范围、会议议程、对与会人员的要求等）经学校办公室主任审核后，报主持人审定。
       （七）检查奖品、证书制作情况和递送奖品的组织情况，购买文具用品。组织进行颁奖彩排。
       （八）合成《会议须知》，报学校办公室主任审定。
       七、会议期间的服务工作
       （一）每节大会前，提前40分钟到达会场，检查会场的各项准备情况。包括：
       1、 检查主席台位置安排和文件材料的摆放情况。
       2、 检查主持词和需在大会宣读的表彰颁奖决定是否已提供给有关的领导。
       3、 检查主席台话筒设置情况(主持人和讲话人位置必须各增加一个备用话筒)。
       4、 提供录音笔给扩音人员并提出录音要求。
       5、 安放手机干扰器（选放）。
       6、 检查颁奖奖品的准备情况和递送奖品人员的到位情况。
       7、 检查合影的准备工作。
       （二）负责与会人员在会场的报到工作。根据报到情况及时清点到会人数，并向学校办公室主任报告，并请办公室主任将这一情况向会议主持人报告。
       （三）会前3分钟开始整理会场，提醒与会同志尽快入座，并关闭手机。
       （四）开会期间，做好会场内外的值班工作，做好颁奖时的有关引导工作。
       （五）分组讨论，第一次应安排工作人员提前20分钟到各讨论点做好引导工作。
        八、会后的整理工作
       （一）每节大会结束后，及时检查会场，注意收集与会人员遗漏文件或其他物品并尽快转交有关同志。
       （二）及时收集会议有关资料，整理后归档。
       （三）于下一年初，将上年校党委、校行政召开全校性会议的情况以学校办公室名义，以表格形式综合汇编成《××××年华南师范大学重要会议情况综合》，以便留存备查。