华南师范大学党委办公室、校长办公室

首页 » 规章制度 » 正文

华南师范大学大型报告会安排工作规范

规章制度 2011-05-30 15:36:00

发布单位:党委办公室、校长办公室  发布时间: 2011-05-30

为了进一步加强我校大型报告会的组织与管理工作,使之逐步规范化、制度化,提高会议质量和工作效率,结合我校实际,制定本规范。
一、报告会的范围
    学校召开的大型报告会包括:各上级政府和单位宣讲团宣讲报告会、形势报告会、传达报告会等。
    二、报告会前的有关工作
(一)与有关部门做好衔接工作。学校办公室接到来文或办会通知后,应及时与校党委宣传统战部或有关单位协调,共同提出办会意见及会议安排,报分管校领导审核,校党委书记或校长签批。校办公室与校党委宣传统战部或有关单位就报告会的具体办会事项内容进行商定。
1、参会基本信息。通过来文或通知,及时确定报告会的时间、地点、程序和参加报告会人员范围。
    2、日程安排。宣讲团或报告人在华师活动日程,应考虑是否安排宣讲团或报告人到有关院系作报告或考察。
    3、接待工作。原则上,对于上级政府和单位宣讲团来校作报告或邀请校外的同志来作报告,一般由校党委宣传统战部或有关单位安排一位负责同志全程陪同,接待工作由主办单位商学校办公室作出具体安排。
    4、新闻报道。会议的新闻报道可发通稿,由校党委宣传统战部负责起草,报分管校领导审定或由负责部门负责起草通稿,经宣传统战部报分管校领导审定。
5、报告会的主持。上级政府和单位宣讲团作宣讲报告,可建议请书记、校长主持并作简短讲话;其他报告会,视情况可建议请书记、校长或分管校领导主持并作简短讲话。
    6、会场的布置。主席台安排主持人、报告人就座,其他与会的校领导(含老同志)安排在会场中间前排位置就座。
(二)会务准备
经校领导审定关于报告会安排工作的请示意见后,按以下程
序操作:
1、以学校办公室名义起草会议通知发各有关单位。
2、起草并发出《校领导公务活动安排》,发学校有关领导同志。
3、起草报告会主持词,经学校办公室审核后,报主持人审定。
  4、落实校领导出席情况,并请离退休工作办公室协助落实老同志出席情况。
5、落实会场,提出会场布置要求,注意检查会场音响设备(主持人和报告人位置分别增加一个备用话筒)。
    6、划定会场座位区域,区域一般按校领导、机关一、机关二、机关三、机关四、各院系等划分,座位落实到人或单位,重要会议的召开需加贴座位标识。 
    7、根据校领导和老同志出席会议的情况安排会场座位,印制校领导和老同志的座位条并贴位。
    8、检查新闻通稿准备情况,提醒起草单位按程序送审。
    9、根据报告人的意见,及时将报告稿印发有关同志。
    10、学校办公室负责安排会场签到和维持会场秩序的工作人员。
    三、报告会开始前的有关工作
    1、安排人员在会场门口做好签到工作和引导与会人员按指定区域就位。
    2、再次检查会场音响情况。
    3、检查校领导、老同志和报告人到达的情况,并引导校领导、老同志和报告人先到休息室休息。会前5分钟,引导校领导(主持人除外)和老同志到会场指定位置就座。
    4、会前3分钟必须整理会场。整理好后引导主持人、报告人到主席台就座。
    四、报告会后的有关工作
    1、检查会场,如发现遗留物品,及时进行处理。
    2、宣传统战部负责做好新闻通稿的发送工作。