华南师范大学党委办公室、校长办公室

首页 » 规章制度 » 正文

华南师范大学大型活动组织安排工作规范

规章制度 2011-05-30 15:36:00

发布单位:党委办公室、校长办公室  发布时间: 2011-05-30

 

一、大型活动的范围
        主要包括:由学校党委、行政组织的全校层面在校内广场、会议厅、体育场(馆)等公共场所举办的庆典、大会、报告、演出、培训、考试、比赛、新生报到、招生咨询等大型活动,以及省市级以上党政领导和国家领导人、知名人士等来校视察、访问、学术讲座以及国内外院校与民间文化交流等活动。
二、大型活动的办理程序和要求
        由学校党委、行政组织的全校层面举办的纪念活动或系列活动,按以下程序办理:
       (一)与有关单位商定活动前的有关筹备工作意见。包括:
       1.商定参加活动人员范围。
       2.商定活动日程安排和有关具体程序。
       3.商定活动地点和住地安排的原则。
       4.商定有关文件材料的起草和印发工作。
       5.商定活动报到事项。
       6.商定颁奖的组织安排和奖品的制作工作。
       7.商定组织工作的分工。
       8.商定接待工作原则。
       9.商定宣传报道的有关事宜。
       10.商定活动的安全保卫和医疗工作。
       11.商定活动经费的解决渠道。
      (二)根据协调情况,提出活动有关安排问题的请示(包括活动方案和实施方案),报学校办公室主任审核,报书记或校长和有关分管校领导审定。请示包括以下内容:
       1.活动的时间、地点。
       2.参加人员范围。
       3.活动的日程安排和程序,主待人、讲话人、发言人建议名单。
       4.活动的组织机构设置及牵头单位。重大活动视实际情况设秘书组、会务组、材料组、综台组、宣传组、颁奖组、后勤组、接待组、医疗组、保卫组等。
       5.主席台座位安排。
       6.有关文件材料(含主持稿)的起草、印发安排的原则。
       7.颁奖、合影的组织安排(含奖品的式样和制作要求,礼仪小姐递送奖品的组织)。
       8.文艺演出彩排和节目审定的安排。
       9.活动的筹备工作进度安排。
       10.接待工作、安全保卫工作和医疗卫生工作的要求。
       11.活动经费的解决渠道。
       12.新闻报道的原则(会议原则上发通稿,由宣传部起草,报校办主任和校办分管副主任审定。重大活动的宣传报道由宣传组统一安排)。
      (三)活动的通知。通知中应明确活动的时问、地点、参加人员范围、报名要求、报到的时间和地点、记者采访的事项等。通知以学校办公室名义发出。
 三、活动举办前的有关准备工作
       1.制作有关证件,含出入证、工作证、记者证、车证等。
       2.通知有关单位制作会标和有关宣传标语。
       3.排出活动的主席台座位图、颁奖顺序,制作照相站位图,起草报名名单。
       4.检查报名情况,重点是上级领导参加活动的情况。
       5.打印主席台座位牌和出席人员名单及活动议程。
       6.检查有关的文件材料印发情况和主持词的准备情况。
       7.会同保卫处和有关单位负责人到活动点进行踩点,检查活动现场布置情况(重点是主席台的布置和音响及多媒体设备的准备情况,主持人和讲话的领导的位置各增加一个备用话筒)。
       8.落实供电保障。检查奖品制作情况和递送奖品的组织情况,
组织进行颁奖彩排。
       9.如活动安排在室外进行,需掌握活动期间的天气情况。
 四、做好活动现场的有关工作。
       1.按照活动开始时间,提前45分钟到达活动现场。到达后,检查现场各项准备工作情况(注意检查主席台文件材料的摆放情况,如活动中需播放国歌、国际歌和颁奖音乐的应监听)。
       2.掌握上级领导到达的时间并约请校领导注意迎候,上级领导到达后先引导进入休息室,活动开始时引导到指定位置就座。
       3.活动开始后注意掌握现场情况,及时提醒有关方面处理各种问题,做好有关的引导工作。
       4.根据上级领导出席情况,核对见报名单,并提供给通稿起草单位或各新闻单位。